Según Hacienda los contribuyentes están obligados a conservar sus documentos fiscales hasta que prescriban:
- Cuatro años para documentos vinculados con el IVA.
- Cinco años para documentos relacionados con el IRPF.
Por su parte, el Código de Comercio en su artículo 30 dictamina que:
“los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros”.
Según esto, la documentación que esté relacionada con una transacción comercial se debe conservar al menos durante seis años.
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¿Quién debe cumplir esta obligación?
Están obligados a guardar las facturas: autónomos, empresarios y empresas aunque hayan cesado su actividad.
En caso de fallecimiento, los herederos se deberán responsabilizar de estos documentos. Si hablamos de una sociedad disuelta, serán los liquidadores de la entidad los responsables.
Si la Inspección solicita, por cualquier motivo, los documentos de un negocio (cerrado o no), se debe presentar la información o, en caso contrario, asumir las consecuencias legales.
¿En qué casos se deben conservar más tiempo las facturas?
En algunos casos el autónomo está obligado a conservar determinadas facturas durante más tiempo:
Facturas de inmovilizado
Las facturas de inmovilizado se deben guardar durante el periodo en que se practiquen las amortizaciones. En este caso, el plazo asciende a 10 años.
El inmovilizado lo constituyen aquellos elementos patrimoniales que sirven a la Empresa de modo duradero (terrenos, mobiliario, construcciones, maquinaría, instalaciones, derechos de traspaso, propiedad industrial, fondo de comercio, aplicaciones informáticas, etc.).
Bases imponibles negativas
Según el artículo 26.5 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, determina que la Administración puede comprobar las bases imponibles negativas en los 10 años siguientes al término del plazo de presentación de la declaración que dio origen al derecho a la deducción de esta base imponible negativa.
¿Qué facturas se deben guardar?
El autónomo deberá guardar todas las facturas emitidas a terceros y todas las que haya recibido. No debes olvidar que las facturas son documentos exigibles legalmente.
En algunos casos incluso puede existir la obligación de conservar los albaranes junto con sus respectivas facturas. Esto ocurre cuando las facturas no recogen toda la información y hacen referencia a los albaranes para poder completarla.
¿Es necesario guardar las facturas en papel?
Según la Agencia Tributaria:
“Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”
En consecuencia, no existe obligación alguna de conservar en papel las facturas emitidas o recibidas de forma electrónica.
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