Si eres autónomo o tienes una empresa, tarde o temprano vas a tener que hacer frente al temido proceso de reclamar facturas impagadas.
Cuando te veas en esta situación, lo mejor que puedes hacer es reclamarlas extrajudicialmente. Es importante que pongas todos los medios posibles para no llegar a la vía judicial.
Si lo has intentado todo y continúas sin recuperar tu dinero, no te va a quedar otra que recurrir a un procedimiento monitorio. Un proceso judicial sencillo, rápido y económico para reclamar facturas impagadas, y que es más habitual de lo que piensas.
En este post hemos querido incidir en los pasos a seguir antes de llegar a ese punto. Pero, como no siempre es posible lograrlo, descubrirás qué puedes hacer antes de darlo todo por perdido.
Tabla de contenidos
1. Comprueba que los datos de la factura son correctos
Antes de reclamar una factura, lo primero de todo es asegurarte de que los datos son correctos. Cualquier dato erróneo puede provocar retrasos y discusiones no deseadas con tu cliente.
La información a comprobar son:
- Fecha de factura.
- Datos del cliente: nombre comercial, nombre, dirección, CIF.
- Tus datos de facturación.
- Importe.
Puedes comprobar el nombre de la empresa en el Registro Mercantil.
2. Actúa con rapidez y sé sistemático
Si has enviado la factura, por ejemplo, el 1 de octubre y el plazo de pago es de 30 días, pasado ese plazo es conveniente que actúes con rapidez.
Antes de seguir con los puntos que te proponemos a continuación, dependiendo de tu situación particular, y de mutuo acuerdo con tu cliente, puedes ofrecer la opción de pagar en 60 días.
¿Qué hago si vence el plazo y no me han pagado?
Si pasados los 30 o 60 días acordados continúan sin pagar, te aconsejamos que sigas un protocolo de actuación similar a este:
- Envía un recordatorio cordial uno o dos días después de finalizar el plazo, con una copia de la factura dirigiéndote a contabilidad.
- Pasados unos siete días envía un mensaje incidiendo en la posibilidad de que quizás no se haya abonado el importe por algún error (cantidad incorrecta, servicios, datos de la empresa, etc.). Solicita, de forma respetuosa, una explicación sobre el motivo.
- Pasados uno o dos días haz una llamada telefónica para confirmar que todo es correcto y que han recibido bien la factura. En esta conversación es interesante preguntar cuándo podrían pagarla.
- Pasada una semana más, conviene hacer otra llamada similar a la anterior.
- Si aún así continúan sin realizar el pago, se debería enviar una carta formal donde se indique que, después de enviar X recordatorios mediante emails y/o llamadas y no recibir el pago, desde el día xx/xx/xxxx comenzarán a aplicarse intereses por una cantidad de dinero al día.
- A partir de aquí, si el importe continúa sin ser abonado conviene actuar rápido y acudir a un abogado especialista en impagos para que formule un escrito formal con todos los detalles.
3. Trata de resolver la situación buscando una mediación
Antes de continuar con el proceso y llegar a la vía judicial, valora la opción de buscar un mediador que te ayude a resolver la situación.
En ocasiones, sentarse a hablar las dos partes con la ayuda de un intermediario puede resolver un problema que, en realidad, se debe a una mala interpretación de los hechos o a cualquier otra cuestión fácilmente solventable.
En caso de que esto llegue a buen término, evitarás perder el tiempo y gastar muchas energías. Por no hablar de que, si el procedimiento continúa su curso, es más que probable que pierdas la relación con ese cliente para siempre.
Antes de continuar adelante, pon todo tu empeño en agotar todas las vías posibles.
4. Reúne toda la documentación que tengas y el registro de las conversaciones
Si aún así el deudor se opone o simplemente no efectúa el pago y te ves abocado a un proceso monitorio, tendrás que reunir toda la documentación lo más detallada posible sobre el caso:
- Facturas.
- Albaranes.
- Correos electrónicos.
- Fechas y horas de las llamadas.
- Nombre de la persona con la que hablaste.
- Etc.
Se trata de reunir todos aquellos documentos que acrediten la veracidad del proceso: desde la aceptación del servicio por parte de tu cliente, hasta las últimas conversaciones sobre la reclamación del impago.
Cuanta más información aportes, más probabilidades tendrás de recuperar tu dinero.
5. Contrata un abogado y un procurador
Acude a un abogado especialista en impagos. Si bien es cierto que no es necesario contratar a un abogado cuando la cantidad de deuda reclamada no supera los 2000€, es muy recomendable.
No obstante, si optas por prescindir de este servicio profesional y encargarte tú mismo, deberás dominar algunos puntos esenciales. Por ejemplo, cómo proceder ante una diligencia negativa de notificación al deudor, o qué debes hacer si se impugna la documentación presentada. Además, en caso de ejecutar el decreto que ponga fin al monitorio, tendrás que conocer el proceso para el embargo de bienes al deudor.
Si finalmente decides confiar en un abogado experto en impagados, debes asegurarte de ponerte en las mejores manos.
Hoy día existen numerosos despachos que ofrecen estos servicios y no es fácil discernir cuál es la mejor opción.
Un indicador fundamental para saber si el abogado es un buen especialista es que cuente con una larga trayectoria en este tipo de casos.
Fíjate bien en que el coste final de este trámite sea proporcional a la cuantía reclamada. De esta manera, si tú ganas el procedimiento monitorio, el abogado también gana en la misma medida.
En Proinvest nos hemos especializado en reclamación de impagos. Y lo hacemos de forma fácil, rápida y muy asequible. A día de hoy, podemos decir que más del 80% de los clientes que acuden a nosotros logran recuperar sus facturas impagadas
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¿Has tenido que reclamar facturas impagadas alguna vez? ¿Qué pasos has seguido? ¿Has tenido que recurrir a un procedimiento monitorio?